現在、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波によってさまざまな分野でデータやデジタル技術が活用されています。
そんな中、健康診断結果については機密性の高さなどの理由から、未だに紙で管理している企業も多いのが実情です。
紙の健康診断結果は保管や確認に手間がかかり、担当者にとって大きな負担となっています。
この記事では、健康管理システムの導入によって紙の健康診断結果をデータ化・一元管理する方法を解説します。
目次
健康診断結果のデータ化が推進されている背景
近年、健康診断結果のデータ化が推進されている背景には、DXの流れだけでなく、法令順守や労務管理の高度化があります。
企業は労働安全衛生法に基づき、健康診断の実施や結果の保存、就業上の措置などを適切に行う必要があります。
従業員数が増えるほど、紙の健康診断結果を個別に保管・管理する方法では、管理負担の増大や記録漏れのリスクが高まります。
また、在宅勤務や複数拠点での勤務など、働き方が多様化するなかで、健康診断結果を紙で管理することは、迅速な対応を妨げる要因にもなっています。
こうした状況から、健診結果をデータ化し、一元管理することが企業にとって現実的な選択肢となっているのです。
紙の健康診断結果をデータ化する方法
紙の健康診断結果をデータ化する方法として、企業の担当者が一つひとつ手入力する方法がありますが、企業の人数が増えれば増えるほどその作業は膨大となり、ほかのやるべき業務を圧迫していくでしょう。
そのため、ここでは自社で入力作業を行う以外の方法をご紹介します。
健康診断結果をデータで受け取る
そもそも健康診断結果自体をデータで受け取ってしまうのが最も簡単な方法です。
健診を行う施設ごとにデータの形式や判定基準が異なる場合もあるため、複数の健診機関を利用している場合はフォーマットの統一が必要ですが、一からデータを入力するより圧倒的に業務負担を軽減できます。
しかし、データでの提供をしていない健診機関がまだ多い点が課題といえるでしょう。
入力代行やOCRサービスを利用する
自社の担当者が入力するのではなく、入力代行を利用する方法もあります。
データ入力代行業者を利用すれば、金銭的なコストはかかりますが、担当者の負担が大きく軽減されるでしょう。
また、現在ではOCR（光学的文字認識）技術も成長しており、デジタル技術によって、紙の健康診断結果をデータ化するサービスを提供する企業も増えています。
懸念点としては、前述のとおり金銭的なコストと入力にかかる時間や精度が挙げられます。また、あくまでデータ化までのサービスであり、その後の管理は自社で行わなくてはいけません。
健康管理システムの利用
健康管理システムを提供する企業のサポートを受ける方法もあります。
健康管理システムとは、健康診断やストレスチェックの結果、長時間労働の状況などを管理して、受診勧奨や受検後の就業判定、面談勧奨のサポートを行うシステムです。
基本的には、すでにデータ化された健診結果を取り込む形が多いですが、なかには紙の健康診断結果のデータ化代行から対応しているサービスもあります。
こうした健康管理システムを利用することで、データ化から管理・活用までをまとめて行うことが可能です。
株式会社ドクタートラストが提供している「エール+」では、データ化の代行に加えて、さまざまな健診機関から提供された健康診断結果のフォーマットを統一するサポートを提供しています。
健診結果をデータ化するメリット
健康診断結果をデータ化することで、企業にはさまざまなメリットがあります。
まず、管理業務の効率化です。
再検査対象者や就業判定が必要な従業員を容易に抽出でき、担当者の負担を軽減できます。
次に、スペースの節約が挙げられます。
人数の多い企業などは紙管理だと膨大なスペースが必要になります。
健診結果をデータで管理することでこうした課題は解決可能です。
さらに、健診結果をデータとして蓄積することで、経年比較や傾向分析が可能になります。
従業員の健康状態の変化を把握しやすくなり、健康増進施策の検討や効果測定にも役立ちます。
健診結果のデータ化における注意点
一方で、健診結果をデータ化する際には注意すべき点もあります。
特に重要なのが、個人情報の取り扱いです。
健康診断結果は健康情報以外にも、名前や年齢、住所などの個人情報が記載されており、アクセス権限の管理や情報漏えい対策を徹底する必要があります。
また、健診機関ごとにフォーマットが異なるまま管理してしまうと、データの比較や活用が難しくなる場合があります。
健診結果をデータ化する際は、フォーマット統一の仕組みも重要です。
OCRや入力代行を利用する場合は、入力精度の確認も欠かせません。
健康診断結果を一元管理するには
自社でデータ化された健康診断結果を一元管理する方法もありますが、企業規模が大きくなるほど管理は煩雑になります。
そのため、健康管理システムによる一元管理がおすすめです。
再検査対象者の管理や労働基準監督署への提出書類の作成など、健診後の業務は多岐にわたります。
こうした業務をシステムで管理することで、業務負担の軽減とリスク低減が期待できます。
つまり、「健康診断結果のデータ化」と「データの一元管理」はセット考えるべき取り組みといえるでしょう。
健康管理システムならデータ管理の悩みをまとめて解決
健康診断結果のデータ化と健康管理システムの導入は、「紙の健康診断結果の処理が大変……」「健診データの管理ができていない」などの悩みを解決します。
健康管理システムの「エール+」は、健診データの一括管理や一括自動就業判定、健診予約日程の調整などに加えて、時間外労働の管理、ストレスチェック実施状況の確認も行うことができます。
また、エール+の導入にあたって、紙の健康診断結果のデータ化サポートも提供可能であり、企業の産業保健にかかわる業務のDXをお手伝いします。
よくある質問（Q&A）
Q1.健康診断結果のデータ化は法律で義務付けられていますか？
健康診断結果を「データ化すること」自体は法律で義務付けられていません。
ただし、労働安全衛生法では健康診断結果の保存や、就業上の措置を適切に行うことが求められています。
紙での管理も可能ですが、管理負担やリスクを考えると、健康診断結果をデータ化して一元管理する企業が増えています。
Q2.紙の健康診断結果をデータ化するには、どれくらい手間がかかりますか？
自社で手入力する場合、従業員数や健診項目の多さによっては大きな負担になります。特に従業員が多い企業では、入力ミスや確認作業も含めると相当な工数が必要です。入力代行やOCR、健康管理システムを活用することで、健診結果のデータ化にかかる手間を大幅に削減できます。
Q3.健診機関ごとにフォーマットが違っていてもデータ化できますか？
はい、可能です。ただし、健診機関ごとにフォーマットや判定基準が異なる場合、そのままでは比較や管理が難しくなります。フォーマット統一に対応した健康管理システムを利用すれば、複数の健診機関の健康診断結果をデータ化し、一元管理することができます。
Q4.健康診断結果をデータ化すると、情報漏えいが心配です。
健康診断結果は要配慮個人情報に該当するため、適切なセキュリティ対策が不可欠です。健康管理システムを利用する場合は、アクセス権限管理や通信の暗号化など、セキュリティ体制が整っているかを確認することが重要です。紙管理に比べて、適切なシステムを使うことでリスクを低減できるケースもあります。
Q5.健康診断結果をデータ化すると、どのように活用できますか？
健診結果をデータ化することで、再検査対象者の管理や就業判定がスムーズになります。また、過去の健診結果との比較が容易になり、従業員の健康状態の傾向分析や健康増進施策の検討にも活用可能です。データを蓄積・活用することで、より実効性のある健康管理につながります。
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