現在、DX（デジタルトランスフォーメーション）の波によってさまざまな分野でデータやデジタル技術が活用されています。
そんななか、健康診断結果については、その機密性の高さなどの理由から、未だに紙で管理している企業も多く、担当者に大きな負担がかかってしまっているのが現状です。
この記事では、健康管理システムの導入によって紙の健康診断結果をデータ化・一元管理する方法を解説します。
目次
紙の健康診断結果をデータ化する方法
紙の健康診断結果をデータ化する方法として、企業の担当者が一つひとつ手入力する方法がありますが、企業の人数が増えれば増えるほどその作業は膨大となり、ほかのやるべき業務を圧迫していくでしょう。
そのため、今回は自社でデータ入力をする以外の方法をご紹介します。
健康診断結果をデータで受け取る
そもそも健康診断結果自体をデータで受け取ってしまうのが最も簡単な方法です。
健診を行う施設ごとにデータの形式や判定基準が異なる場合もあるため、複数の健診機関を利用している場合はフォーマットの統一が必要ですが、一からデータを入力するより圧倒的に業務負担を軽減できます。
しかし、データでの提供をしていない健診機関がまだまだ多いのが現状です。
入力代行やOCRサービスを利用する
自社の担当者が入力するのではなく、入力代行を利用する方法もあります。
データ入力代行業者を利用すれば、金銭的なコストはかかりますが、担当者の負担が大きく軽減されるでしょう。
また、現在ではOCR（光学的文字認識）技術も成長しており、デジタル技術によって、紙の健康診断結果をデータ化するサービスを提供する企業も増えています。
懸念点としては、前述のとおり金銭的なコストと入力にかかる時間や精度があげられます。また、あくまでデータ化までのサービスであり、その後の管理は自社で行わなくてはいけません。
健康管理システムの利用
健康管理システムを提供する企業のサポートを受ける方法もあります。
健康管理システムとは、健康診断やストレスチェックの結果、長時間労働の状況などを管理して、受診勧奨や受検後の就業判定、面談勧奨のサポートを行うシステムです。
基本的に、健康管理システムはすでにデータ化された健康診断結果をインポートする、もしくは手動で入力することで管理を行います。
しかし、なかには紙の健康診断結果のデータ化代行を行っている企業もあるため、こうした企業が提供している健康管理システムを利用することで、データ化から管理までまとめてサポートを受けられるでしょう。
株式会社ドクタートラストが提供している「エール+」では、データ化の代行に加えて、さまざまな健診機関から提供された健康診断結果のフォーマットを統一するサポートを提供しています。
全従業員の健康診断データのフォーマットを統一して管理することで、就業判定や面談勧奨などの管理にかかる労力の大きな削減が期待できるでしょう。
健康診断結果を一元管理するには
自社でデータ化された健康診断結果を一元管理する方法もありますが、企業規模が大きくなると管理も難しくなってくるため、健康管理システムの利用がおすすめです。
データ化されたことで比較的扱いやすくなったとはいえ、再検査が必要な従業員の管理や労働基準監督署への書類提出など、まだまだ担当者が行うべき業務は数多く残っています。
こうした業務は担当者の大きな負担になることに加えて、ヒューマンエラーが起こる可能性も否定できません。また、こうしたデータは重要な個人情報であり、取り扱いには十分注意する必要があります。
紙の健康診断結果のデータ化だけでなく、健診データの一元管理や健診後のさまざまな対応を健康管理システムによって行うことが、こうした問題の防止につながります。
つまり、「健康診断結果のデータ化」と「データの一元管理」はセットで実施すべきものと考えてください。
健康管理システムならデータ管理の悩みをまとめて解決
健康診断結果のデータ化と健康管理システムの導入は、「紙の健康診断結果の処理が大変……」「健診データの管理ができていない」などの悩みを解決します。
また、健康管理システムを導入し活用することで、従業員の健康状態が把握できるため、効果的な健康増進施策の実施が可能です。毎年の健診結果もデータですぐに確認できるため、施策の有効性などを検証し、精査する際にも役立ちます。
就業上の措置や健診結果の保存方法、健診の全従業員に対する実施などをサポートし、記録として残しておける健康管理システムは、法令順守やリスクマネジメントの観点からも導入が推奨されます。
健康管理システムの「エール+」は、健診データの一括管理や一括自動就業判定、健診予約日程の調整などに加えて、時間外労働の管理、ストレスチェック実施状況の確認も行うことができます。
また、エール+の導入にあたって、紙の健康診断結果のデータ化サポートも提供可能であり、企業の産業保健にかかわる業務のDXをお手伝いします。
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