健康診断結果の管理は、多くの企業にとって負担の大きい業務です。
紙やExcelで管理している場合、未受診者の確認や再検査対象者への連絡、過去データの検索などに手間がかかりやすくなります。
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この記事では、健康診断結果の管理方法、会社の報告義務、システム・アプリで効率化できる業務について解説します。
目次
企業における健康診断管理とは
企業における健康診断管理とは、従業員に健康診断を受けてもらうだけでなく、その後の結果管理や事後措置まで含めた業務を指します。
具体的には、健康診断の予約・受診状況の確認、結果の受領・保存、従業員への結果通知、異常所見があった場合の医師等からの意見聴取、再検査対象者への案内、必要に応じた就業上の措置などがあります。
健康診断管理が不十分だと、未受診者の見落としや再検査の案内漏れが起こる可能性があります。
特に従業員数や拠点数が増えると、担当者だけで正確に管理することが難しくなるため、管理方法を見直す必要が出てきます。
会社には健康診断結果の保存・報告義務がある
会社は、健康診断結果を適切に管理する必要があります。
一般健康診断では、健康診断個人票を作成し、原則として5年間の保存が必要です。
また、健康診断の結果、「所見あり」と診断された従業員については、医師から就業上の措置に関する意見を聞く必要があります。
その内容を踏まえ、必要に応じて労働時間の短縮、配置転換、深夜業の回数の調整などを検討します。
常時50人以上の労働者を使用する事業場では、所轄労働基準監督署長への報告が必要です。
会社は健康診断結果をどこまで確認できる？
健康診断が終われば、事業者はその結果を保存や事後措置につなげる必要があります。
ただし、健康診断結果には検査値や診断に関する情報が含まれるため、取り扱いには注意が必要です。
人事担当者や管理職が、業務上必要な範囲を超えて健康情報を閲覧できる状態は望ましくありません。
閲覧できる担当者や利用目的、保管場所、共有範囲をあらかじめ決めておくことが大切です。
健康情報の取扱いについては厚生労働省が手引きを作成しています。
事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き
紙やExcelで健康診断結果を管理するリスク
紙やExcelでの管理は、少人数であれば運用できる場合もあります。
しかし、従業員数が増えると、入力ミスや転記ミス、ファイルの更新漏れ、閲覧権限の管理不足が起こりやすくなります。
再検査が必要な従業員を見落としたり、未受診者への連絡が遅れたりすると、健康管理上のリスクだけでなく、担当者の確認作業も増えてしまいます。
過去の結果を比較したい場合も、紙の保管や複数ファイルの確認に時間がかかります。
また、健康診断結果は重要な個人情報です。
メール添付や共有フォルダでの管理が続いている場合は、誰がどの情報を見られるのかを整理し、より安全な管理方法を検討する必要があります。
健康診断管理システム・アプリでできること
健康診断管理システム・アプリでは、健康診断結果をデータ化し、従業員ごとに一元管理できます。
未受診者や再検査対象者を把握しやすくなり、担当者が個別に紙の結果を探したり、Excelを更新したりする負担を減らせます。
また、従業員本人がアプリ上で健康診断結果を確認できる仕組みがあれば、自分の健康状態を把握しやすくなります。
ストレスチェック結果とあわせて管理できるサービスでは、身体面とメンタル面の両方から健康状態を確認しやすくなります。
さらに、歩数データを活用したウォーキングイベントや健康動画の配信など、健康診断結果の管理だけでなく、健康保持増進につなげる機能を備えたアプリもあります。
結果を保管するだけでなく、従業員の健康意識向上に活用できる点も特徴です。
健康診断管理システム・アプリを選ぶときのポイント
健康診断管理システム・アプリを選ぶ際は、機能の多さだけでなく、自社の管理業務に合っているかを確認することが大切です。
特に確認したいのは次の点です。
健康診断結果は長期的に管理する情報です。導入時の使いやすさだけでなく、運用開始後のサポートやデータ移行のしやすさも確認しておきましょう。
健康診断管理システム・アプリ導入時によくある課題
健康診断管理システム・アプリを導入するときは、既存データの移行や従業員への周知でつまずくことがあります。
紙やExcelで保管してきた過去データをどこまで取り込むのか、誰が確認するのかを事前に決めておく必要があります。
また、システム・アプリを導入しても、閲覧権限の設定が曖昧なままだと、健康情報の活用ができません。
誰がどの範囲まで確認できるのかを整理しておきましょう。
基本的な健診結果については、産業医や看護師などの産業保健業務従事者が中心となって取り扱うことが一般的です。
人事担当者などが閲覧する場合は、目的達成に必要な範囲に限定すべきとされています
導入後しばらくは紙やExcelとの併用期間が発生する場合もあります。
その期間の運用ルールを決めておかないと、かえって担当者の負担が増えることもあります。
健康診断管理を効率化するなら専門サービスの活用も有効
健康診断管理は、診断予約の管理、従業員への通知、再検査の案内、医師等の意見聴取、就業上の措置まで多岐にわたる業務です。
管理が複雑になっている場合は、専門サービスや健康診断管理システム・アプリの活用も選択肢になります。
健康診断結果を適切に管理し、必要な対応につなげることは、従業員の健康保持だけでなく、企業の健康管理体制を整え、安全配慮義務を果たすうえでも重要です。
紙やExcelでの管理に限界を感じている場合は、システム・アプリや専門サービスの活用を検討してみるとよいでしょう。
産業医監修の健康管理システム・アプリ「エール+」の特長
『さんぽみち』運営元である株式会社ドクタートラストが開発した「エール+」は、これまでの産業医・ストレスチェック支援で培ったノウハウを反映しています。
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・個人戦・チーム戦形式のウォーキングイベントが可能
・300本以上のeラーニング動画で健康意識を増進
従業員の健康保持増進から担当者の業務効率化まで、多面的に支援できるのが強みです。
また、ドクタートラストはストレスチェックを提供しており、集団分析によって企業の課題を見つけるところから、実際に健康管理システム・アプリを導入して、課題を解決するところまで一気通貫でのサポートが可能です。
また、アクセス・操作権限については業務内容や所属に応じて柔軟に設定可能です。
担当者に必要な機能だけを割り当てることができるため、情報漏洩（人事担当者がストレスチェック結果を閲覧してしまうなど）のリスクを制限できます。
よくある質問（Q&A）
Q1. 健康診断結果は会社が管理しなければなりませんか？
はい。会社は健康診断結果に基づいて健康診断個人票を作成し、保存する必要があります。一般健康診断の場合、健康診断個人票は原則として5年間保存することが求められます（労働基準法109条）。
Q2. 健康診断結果は会社に報告されますか？
会社が実施する健康診断では、事業者が結果を把握し、保存や事後措置につなげます（労働安全衛生法66条）。共有範囲については企業ごとに規定して運用しますが、基本的な健康診断結果については産業保健業務従事者が中心となって取り扱うことが一般的です。人事担当者が閲覧する場合は必要な範囲に限定すべきとされています。
がん検診などの法定外項目の結果、精密検査の結果、主治医の意見書、病歴などの慎重な取り扱いを要する情報はその限りではありません。
Q3. 定期健康診断の結果は労働基準監督署へ報告が必要ですか？
常時50人以上の労働者を使用する事業場では、定期健康診断結果報告書を所轄労働基準監督署長へ提出する必要があります。
Q4. 健康診断結果を紙やExcelで管理しても問題ありませんか？
紙やExcelでの管理でも問題ありません。ただし、入力ミスや転記ミス、未受診者・再検査対象者のフォロー漏れ、閲覧権限の管理不足が起こりやすくなります。従業員数や拠点数が増えている場合は、管理方法の見直しも検討しましょう。
Q5. 健康診断管理システム・アプリでは何ができますか？
健康診断管理システム・アプリでは、健康診断結果の一元管理、未受診者や再検査対象者の確認、ストレスチェック結果との連携、従業員本人による結果確認などができます。サービスによっては、ウォーキングイベントや健康動画など、健康行動を促す機能も利用できます。
<参考>
厚生労働省「事業場における労働者の健康情報等の取扱規程を策定するための手引き」
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