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産業医の変更手続き方法を徹底解説!企業にあった産業医を選任しよう

産業医の変更手続き方法を徹底解説!企業にあった産業医を選任しよう

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産業医のミスマッチは、企業の運営に悪影響を与えかねません
もし、選任した産業医が自社に合っていないと感じたら、一刻も早い変更をおすすめします。
この記事では、必要な手続きと変更を検討すべき産業医の特徴を解説します。

産業医を変更するために必要な手続きとは?

産業医を変更するには、「総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告様式」に必要事項を記入し、労働基準監督署に届け出る手続きが必要です。
書類に記入すべき必要事項としては以下のものがあります。

・事業場の基本情報
・労働保険番号
・労働者数
・産業医の基本情報
・産業医の医籍番号
・前任者氏名
・辞任、解任等の年月日

「総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告様式」は以下のサイトを利用しての作成がおすすめです。

労働安全衛生法関係の届出・申請等帳票印刷に係る入力支援サービス

産業医選任報告書の提出方法

前述の入力支援サービスは提出や申請をオンライン化するものではないため、書類を作成したら管轄の労働基準監督署に申請する必要があります
申請の方法は以下の3つです。

・窓口へ直接提出
・郵送で提出
・電子申請

電子申請の際は「e-GOV」を利用して申請が可能です。
24時間申請できるものの、システムの不具合によって申請が受け付けられない場合もあるので、余裕を持った申請を心がけましょう

また、書類の提出は前任者の解任から14日以内に完了しなくてはいけません。

(産業医の選任等)
第13条 法第13条第1項の規定による産業医の選任は、次に定めるところにより行わなければならない。
1 産業医を選任すべき事由が発生した日から14日以内に選任すること。
出所:労働安全衛生規則

産業医を変更できないときの対処法

産業医との契約や関係により変更したくてもできない場合があります。
こうした状況を放置してしまうと、労働者の健康維持や労働環境の改善が期待できないだけでなく、企業運営にも悪影響を及ぼします
選任している産業医に要望を伝えているにもかかわらず改善が見られないときには、どう対応すれば良いのでしょうか。

産業医のスポット契約を利用する

企業に方針と合わない産業医は、労働者との大きなトラブルを引き起こす可能性があるため、思い切って新しい産業医をもう1人スポット契約で選任しましょう
産業医が2人体制になるため、お互いを補い合いながら、広い範囲の業務をカバーできます。
また、訪問回数や時間を決めて選任するスポット契約は、嘱託産業医を選任するよりもコストを抑えることが可能です
前任者の契約期間が残っていて解任が難しい場合などは、スポット契約を利用して、契約期間終了まで産業医業務を実施してもらうことで、労働者の健康維持に大きく貢献してくれるでしょう。

産業保健師を利用する

産業医の変更ができないときは、産業保健師の選任がおすすめです
産業保健師は、企業領域で働く保健師であり、産業医とともに企業の保健活動に従事します。
産業保健師が行う主な業務は以下のとおりです。

・健康診断
・健康相談
・セミナーの実施
・ストレスチェックの実施
・メンタルヘルス相談

産業保健師は産業医とほとんど同じ業務を実施できるため、産業医の手の届かない範囲までカバーできます。
また、コスト面も産業医よりも優れているため、選任している産業医が効果的に機能していないときは積極的に選任していきたい存在です。

しかし、労働安全衛生法で「産業医が実施すべき」と定められている業務については、産業保健師が代わりに実施することはできないので注意しましょう。

変更を検討すべき産業医の特徴

産業医の変更はコストと時間がかかります。
しかし、「今のままで大丈夫だろう……」と企業に合わない産業医を放置してしまうと、取り返しのつかないトラブルに発展する危険性があります。
ここでは、変更を検討すべき産業医の具体的な特徴を解説します。

産業医の業務を理解していない

産業医のなかには、行わなければいけない業務を理解していない産業医も存在しています。
また、初めて産業医を選任する企業は産業保健に関する知識がなく、面談や職場巡回などの実施をすべて産業医に任せてしまっている場合があります。
こうした事業場で起こりやすいのが名義貸しです。
故意に行われるイメージが強い名義貸しですが、お互いに気がつかないうちにその状態に陥ってしまって場合もあります。
名義貸しについては故意や過失問わず法令違反です。

産業医の「名義貸し」は違法、罰則あり?トラブル・リスクを防ぐには

産業医として業務を実施する気がない

行わなければいけない業務を理解しているにもかかわらず、実施しない産業医もいます。
ストレスチェックや職場巡回は産業医の業務ですが、「実施しなくても問題ない」「意味がない」と勝手に判断して実施しないパターンです。
産業医が業務を実施しない場合、罰せられるのは事業者です
こうした産業医を選任してしまったときには、不実施が明らかになって罰せられる前に産業医変更を行うべきでしょう。

コミュニケーションがとれない

選任している産業医とコミュニケーションがとれているかも重要な要素です。
企業と産業医の関わり方は企業ごとに異なるため、お互いに要望を伝えて、より良い関係を築けるようにコミュニケーションしていかなくてはいけません。
しかし、なかにはコミュニケーションがとりづらく、頑なに自分のスタンスを変えようとしない産業医もいます。
企業側が要望を伝えても改善する兆しがみえない産業医は一刻も早く変更すべきでしょう

産業医としてのアドバイスができない

産業医としての的確なアドバイスができないなど、そもそものスキルが足りていない場合も変更を検討したほうがいいかもしれません。
労働者との面談や職場巡回において的確なアドバイスが得られなければ、産業医を雇用している意味が半減します。
特に、メンタルヘルス不調者との面談では、スキルや経験不足により症状が悪化してしまうこともあり得るため、能力のある産業医が必要です。

企業の問題点と産業医の専門が合っていない

企業が現在抱えている問題と産業医の専門が合致していないなら変更を検討してもいいでしょう。
基本的に産業医は、労働者からの相談であればどんな相談でも受け付けますが、それぞれが得意としている専門分野も存在します。
企業の問題と合っていない産業医を選任してしまうと、期待している効果が望めません
ミスマッチを避けるためには、事前にどんな産業医が必要なのかを明確化して、選任する産業医をしっかりと選ぶ必要があるでしょう。

コロナ禍に対応できていない

多くの企業が苦しんでいるコロナ禍に対応してくれない産業医は変更を検討すべきかもしれません。
新型コロナウイルスへの対応も、労働者の健康にかかわるため、産業医が行うべき業務のひとつです。
もし、企業が対応を怠れば安全配慮義務違反に問われる可能性があるため、「よくわからない」「産業医の仕事ではない」とコロナ対応に消極的な姿勢は、十分変更を考える理由になるでしょう。

企業にあった産業医の選ぶなら産業医紹介サービスを利用しよう

企業にあった産業医を選ぶには、産業医紹介サービスの利用が効果的です。
産業医の主な探し方には以下のものがあります。

・地域の医師会へ相談
・医療機関や健診機関へ相談
・産業医紹介サービスを利用する

産業医紹介サービスの利用することで、たくさんの産業医のなかから自社にあった産業医の選任が可能です。

「さんぽみち」の運営元であるドクタートラストは2,500名以上の産業医が登録しており、産業保健関連の法律に精通したスタッフが、企業の求める条件を丁寧にヒアリングし、それぞれの企業にあった産業医の選任をアシストします。
また、契約関係もすべて任せられるので、煩雑な手続きを省略し契約書のミスも防ぐことができます
選任後のサポートも徹底しているので、「産業医を選任したい」「今の産業医を変更したい」と思っている方は、産業医紹介サービスの利用が望ましいでしょう。

まとめ

この記事では、産業医の変更手続き方法について解説しました。
現在、産業医の変更書類(産業医選任報告書)は電子申請も受け付けており、手続きにかかる時間や手間が大きく減少しています。
合わない産業医は企業運営にマイナス影響をもたらすため、できるだけ早く変更しましょう。

「さんぽみち」運営元であるドクタートラストは、業界トップクラスの産業医登録数の誇り、たくさんの産業医のなかから、自分の企業にあった1人を選ぶことができます。
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<参考>
厚生労働省「総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告